Blog Detail

  • A3B0D46F-5499-4F84-9433-9D641A2E2CDF_769.jpeg

    كيف تدون محاضر الاجتماعات

    كيف تدون محاضر الاجتماعات
    الاحتفاظ بسجل مكتوب لاجتماع أو مؤتمر في مكان العمل
    محاضر الاجتماع هي الملاحظات التفصيلية التي تستخدم كسجل رسمي مكتوب لاجتماع أو مؤتمر والشخص المسؤول عن جمعها عادة يطلب من أحد المشاركين هذه المهمة. في يوم من الأيام يمكن أن يكون هذا الشخص هو أنت وعلى الرغم من أنها ليست مهمة صعبة للغاية إلا أن أخذ الملاحظات والنقاط يعد أمرًا مهمًا نظرًا لأن محاضر الاجتماع هي سجل رسمي لما حدث فإن الدقة أمر بالغ الأهمية سيتعين عليك تدوين ملاحظات الاجتماع الشاملة التي يجب أن يتمكن الأشخاص من الرجوع إليها لاحقًا إذا لزم الأمر.

    فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك في التعامل مع هذه المهمة ببراعة والتعرف على ما يجب القيام به قبل الاجتماع وأثناءه وبعده لضمان حصولك على دقائق فعالة.

    قبل الاجتماع
    اختر أداة التسجيل الخاصة بك. هل ستسخدم قلمًا وورقة أم ستستخدم تقنية عالية وتستخدم كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي؟ تحقق مع رئيسك في العمل لمعرفة ما إذا كانوا يفضلون استخدام طريقة معينة.
    تأكد من أن الأداة التي تختارها في حالة جيدة وأن لديك نسخة احتياطية في حالة فشل الأداة الأصلية. فإذا أحضرت جهاز كمبيوتر محمول على سبيل المثال فاحرص على توفير قلم وورقة أيضًا. لا تريد أن تضطر إلى إيقاف الاجتماع أثناء البحث عن شيء لتكتب عليه إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
    اقرأ جدول أعمال الاجتماع قبل بدء الاجتماع سيسمح لك بصياغة مخطط تفصيلي لمحضر الإجتماع. اترك بعض المساحة أسفل كل عنصر عليها واكتب ملاحظاتك هناك فالقيام بذلك سيجعل عملك أسهل قليلاً طالما أن الشخص الذي يدير الاجتماع يلتزم بجدول الأعمال.

    خلال الاجتماع
    مرر ورقة حضور وتأكد من قيام الجميع بتسجيل وقت الحضور ستحتاج إلى تضمين قائمة بجميع الحاضرين في محضر الاجتماع الرسمي.
    تأكد من أنك تعرف الجميع بهذه الطريقة ستكون قادرًا على تحديد من يتحدث وتسجيل هذه المعلومات بشكل صحيح.

    وقت بدء الاجتماع لا تحاول تدوين كل تعليق من المقبول تضمين الأفكار الرئيسية فقط. كن حريصًا جدًا على عدم استبعاد العناصر التي لا توافق عليها ولا ينبغي أن تؤثر عليك تحيزاتك تذكر أن هذا سجل رسمي وليس رأيك فيما حدث. واكتب جميع الاقتراحات ومن قدمها ونتائج التصويت إن وجدت ؛ لست بحاجة إلى كتابة من أدلى بإاقتراح وقد تختلف قواعد مؤسستك لذا تحقق من تلك القواعد مع رئيسك في العمل أولاً. وإذا تم تأجيل التصويت على أي اقتراحات أو مناقشات حتى الاجتماع التالي ، فقم بتدوين ذلك. سجل أيضاً وقت انتهاء الاجتماع.

    بعد الاجتماع
    اكتب المحضر في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع بينما لا يزال كل شيء جديدًا في ذهنك. إذا وجدت خطأ في ملاحظات الاجتماع أو كان لديك سؤال يمكنك مسحه بسرعة من خلال التحدث إلى الحاضرين الآخرين.
    في النسخة النهائية من المحضر يتضمن اسم المنظمة ، وإسم اللجنة ونوع الاجتماع (يومي ، أسبوعي ، شهري ، سنوي ، أو خاص) والغرض منه.
    أعط الأوقات التي بدأت فيها وانتهت. قدِّم قائمة بالحضور وملاحظة حول من أدار الاجتماع. قم بتضمين اسمك في قائمة المشاركين وقل ، بين قوسين بعد اسمك ، أنك أخذت المحضر. بدلاً من ذلك في نهاية المستند يمكنك التوقيع عن طريق كتابة "مقدم من متبوعًا باسمك.
    قم بمراجعة الملاحظات قبل إرسالها واطلب من شخص آخر حضرها أن يبحث عنها أيضًا. سيكونون قادرين على إخبارك إذا تركت شيئًا عن طريق الخطأ. قم بتقديمها إلى الشخص الذي أدار الاجتماع ما لم يُطلب خلاف ذلك.

اختار الدولة
وسائل التواصل